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AVISO DE CAIXA ABERTO
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ATUALIZAÇÃO IMPORTANTE:
AVISO E TRAVAMENTO DE CAIXA EM ABERTO
OBJETIVO:
Evitar ainda mais possíveis fraudes de funcionários;
Evitar que um pagamento se perca entre dois fechamentos de caixa;
DETALHES:
Um dos maiores problemas no fechamento de caixa é quando um caixa é fechado e em seguida alguém quita uma ordem depois desse fechamento, e no final do dia esquece de fechar o caixa novamente.
Isso causa uma sensação que o pagamento sumiu do sistema quando se pega o fechamento do dia anterior impresso e o do dia atual, não se ve esse pagamento pois ele ficou em um caixa aberto entre os dois impressos.
Para resolver esse problema o sistema tem que fechar o caixa de qualquer jeito, não existe outra solução, para isso implantamos um sistema de aviso e trava que vai evitar esse problema.
Á princípio o sistema avisará sempre que isso acontecer, será exibido um aviso de que há um caixa aberto.
IMPORTANTE 1: Se você não usa o fechamento de caixa ou não quiser receber esse aviso basta configurar para não usá-lo, mas não recomendamos isso por uma questão de segurança nas finanças da sua empresa.
IMPORTANTE 2: Na primeira vez que usar este sistema de verificação de caixa aberto o sistema pode te chatear com vários fechamentos, caso queira desistir, clique em ´´NÃO´´ ou ´´OK´´ para todos eles e depois siga com a desativação a seguir:
Para desativar o sistema de aviso de caixa aberto vá em Utilitários/Configurações gerais e MARQUE a opção destacada na imagem abaixo:
Quando entrar no sistema ou quando clicar no menu Financeiro/Fechamento de caixa será feita a verificação se existe caixa pendente de fechamento um mensagem inicial assim será exibida:
Á princípio ninguém terá acesso para fechar esses caixas então DEVE-SE abrir o cadastro de cada usuário do sistema e definir quem terá a permissão de fechar esses caixas marcando a opção como na imagem abaixo:
Após dada essa permissão, o usuário que terá o acesso receberá outro tipo de confirmação:
Ao responder não o sistema manterá tudo como está e o fechamento de caixa do dia NÃO poderá ser feito enquanto o pendente não for fechado.
Ao responder sim, abrirá a tela do caixa para que o fechamento possa ser feito, esse fechamento é feito normalmente obedecendo-se á regra do caixa inicial:
IMPORTANTE 3: NÃO CONSIGO FECHAR UM CAIXA ANTIGO
Talvez por uma questão do modo como se cadastrava as despesas e pagamentos antigos o sistema não deixe realizar o fechamento do caixa alegando que não pode fechar NEGATIVO, nesse caso acrescente uma quantia no campo ENCAIXE para zerar o fechamento e tente fechar novamente.
IMPORTANTE 4:
Pode ser que no seu sistema tenha vários caixas abertos, para utilizar esse sistema de aviso, todos terão que ser fechados um á um até que o aviso desapareça, nós estamos cientes do trabalho que isso pode ou não dar aos administradores, porém feito isso uma vez o aviso aparecerá com muito menos frequência no futuro e não incomodará tanto.
No final das contas é mais uma ferramenta que ajudará a sua empresa a evitar fraudes por parte de funcionários mau-intencionados, acreditamos que isso valha á pena no final das contas.
Uma rápida descrição do que poderia acontecer sem a rotina de verificação:
- O funcionário fecha o caixa do dia 12;
- Após o fechamento ele lança um pagamento de o.s. de R$ 150,00;
- No outro dia (13) o caixa será aberto zerado, para receber somente os pagamentos do dia 13;
- O pagamento de R$ 150,00 ficou em um caixa entre os dias 12 e 13;
- Suponhamos que no final do dia 13 que ele tenha entregue os dois fechamentos impressos, do dia 12 e 13, esse pagamento de R$ 150,00 não constaria e ele poderia embolsar a quantia;
- O pagamento continuaria no sistema mas teria que ser feito uma auditoria para saber onde ele foi parar e quem foi o responsável;
- A nova rotina poupa esse tempo de investigação que sabemos que é bastante complicado;
Clique aqui para atualizar!
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