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NOVO SISTEMA DE FECHAMENTO DE CAIXA.
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Vimos uma necessidade de fazer uma modificação grande no sistema de fechamento de caixa, o do sistema atual não estava obedecendo o padrão de mercado. E a novidade desse é o sistema anti-fraude por parte de funcionários.
IMPORTANTE: O ANTIGO SISTEMA DE FECHAMENTO DE CAIXA CONTINUA O MESMO, PARA QUEM UTILIZA, PASSA A ACESSAR AGORA PELO MENU RELATÓRIOS/FECHAMENTO DE CAIXA SIMPLIFICADO.
Agora vamos á implementação e utilização do novo sistema de fechamento de caixa:
1) Acesso/Entrada:
Menu Financeiro/Fechamento de caixa:
- O sistema vai abrir um caixa do dia automaticamente todos os dias, para dar início a implementação do mesmo;
- Não é necessário fazer nada antes de alimentar suas vendas;
- Ao entrar na tela de fechamento de caixa, automaticamente vai abrir um caixa do dia, no horário comercial de 00:00, e coletar as vendas já feitas naquele horário.
2) Campo Caixa inicial:
- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo ao caixa inicial registrado PELO USUÁRIO;
- Sistema anti-fraude: O caixa inicial real será calculado pelo sistema, esse campo serve para comparação entre o que o usuário registrou como caixa inicial e o que deveria realmente existir no caixa.
3) Campo Encaixe:
- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo a algum valor adicional para correção do caixa inicial, se for o caso.
Ex:
- O caixa anterior foi fechado e zerou, ou seja não ficou nada no caixa, foi retirado tudo;
- No dia seguinte a loja pode abrir com R$ 100,00 no caixa adicionado manualmente, para troco, por exemplo;
- Esse valor é o encaixe.
4) Botão Atualizar:
- Vai exibir uma lista com o relatório de recebimentos, item por item, do caixa atual;
- Ele serve para que quando for alterar o encaixe ele vai atualizar o resumo da lista;
OBS: A lista só será exibida se o usuário tiver permissão para visualizá-la.
5) Campo Sangria:
- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo a quantia que está sendo retirada do caixa para fechamento;
- É registrado automaticamente o usuário que retirou a sangria.
Ex:
- Após atualizar o caixa, colocando o encaixe e o caixa inicial, o sistema irá calcular o valor de fechamento;
- Nesse momento a sangria estará zerada;
- Digite então o valor que irá retirar, e clique no botão Atualizar.
OBS: Não se pode fechar o caixa com uma sangria que irá deixá-lo negativo.
Dica: Para ver o total que se pode retirar de sangria, digite zero nela e clique em atualizar, o campo fechamento será o valor máximo da sangria (Se o usuário tiver permissão para visualizá-lo).
6) Campo fechamento:
- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo ao fechamento do caixa, registrado PELO USUÁRIO;
- Sistema anti-fraude: O fechamento real será calculado pelo sistema, esse campo serve para comparação entre o que o usuário registrou como quantia atual no momento em que fechava o caixa e o que deveria realmente existir no caixa.
7) Botão fechamento:
- Após todos os campos inseridos corretamente como vimos nos passos anteriores, é hora de clicar aqui para fechar o caixa;
- Após o fechamento, vai abrir outro imediatamente para o mesmo dia, com o caixa inicial automático (abertura) que sobrou do atual, se for o caso.
8) Consultando outros caixas fechados:
Essa rotina é somente para usuários que possuem permissão para acessá-la.
- Nessa mesma tela clique no botão Pesquisar;
- Na telinha que irá aparecer, digite o período cujo o caixa está contido;
- Em seguida clique no botão Pesquisar;
- Ele irá jogar no campo de menu central todos os caixas encontrados;
- Selecione o que deseja e depois clique em OK;
- Os dados serão lançados para a tela principal do fechamento;
- Somente estarão disponíveis as opções de imprimir e visualizar, pois o caixa se encontra já fechado.
9) Resumo sistema anti-fraude:
- Dois caixas iniciais são registrados, um o usuário digita e o outro vem de um fechamento anterior, que é calculado automaticamente;
- Dois fechamentos de caixas são registrados, um o usuário digita e o outro é calculado automaticamente quando ele clica no botão "Fechamento";
- Para administradores que tem permissão de visualizar o conteúdo da lista de movimentos, ele poderá comparar o que o sistema contabilizou e o que o usuário contou e fazer uma comparação.
Lembre-se: Verifique atentamente os cálculos antes de fazer um checklist com o seu funcionário, se houver divergência, não significa 100% de fraude, converse antes para saber o que pode ter ocorrido. |
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