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NOVO SISTEMA DE FECHAMENTO DE CAIXA.

 

Vimos uma necessidade de fazer uma modificação grande no sistema de fechamento de caixa, o do sistema atual não estava obedecendo o padrão de mercado. E a novidade desse é o sistema anti-fraude por parte de funcionários.

IMPORTANTE: O ANTIGO SISTEMA DE FECHAMENTO DE CAIXA CONTINUA O MESMO, PARA QUEM UTILIZA, PASSA A ACESSAR AGORA PELO MENU RELATÓRIOS/FECHAMENTO DE CAIXA SIMPLIFICADO.

Agora vamos á implementação e utilização do novo sistema de fechamento de caixa:

1) Usuários/Permissões:

- A primeira coisa a ser feita é definir os usuários que terão acesso parcial ou total ao fechamento de caixa, acesse o menu Cadastro/Usuários do sistema;
- Ache o usuário no campo consulta rápida e atualize os campos dele na tela;
- Clique na guia Financeiro, lá existem dois itens:

Fechamento de caxia: Quando desmarcado, vai bloquear totalmente o acesso ao fechamento de caixa.
Visualizar a lista de itens do fechamento de caixa: Quando marcado, o usuário poderá entrar no fechamento de caixa, fechar o caixa, mas não visualizará os pagamentos na lista.

- Defina esses acesso e não esqueça de SALVAR o registro.

2) Acesso/Entrada:

Menu Financeiro/Fechamento de caixa:

- O sistema vai abrir um caixa do dia automaticamente todos os dias, para dar início a implementação do mesmo;
- Não é necessário fazer nada antes de alimentar suas vendas;
- Ao entrar na tela de fechamento de caixa, automaticamente vai abrir um caixa do dia, no horário comercial de 00:00, e coletar as vendas já feitas naquele horário.

3) Campo Caixa inicial:

- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo ao caixa inicial registrado PELO USUÁRIO;
- Sistema anti-fraude: O caixa inicial real será calculado pelo sistema, esse campo serve para comparação entre o que o usuário registrou como caixa inicial e o que deveria realmente existir no caixa.

4) Campo Encaixe:

- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo a algum valor adicional para correção do caixa inicial, se for o caso.

Ex:

- O caixa anterior foi fechado e zerou, ou seja não ficou nada no caixa, foi retirado tudo;
- No dia seguinte a loja pode abrir com R$ 100,00 no caixa adicionado manualmente, para troco, por exemplo;
- Esse valor é o encaixe.

5) Botão Atualizar:

- Vai exibir uma lista com o relatório de recebimentos, item por item, do caixa atual;
- Ele serve para que quando for alterar o encaixe ele vai atualizar o resumo da lista;

OBS: A lista só será exibida se o usuário tiver permissão para visualizá-la.

6) Campo Sangria:

- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo a quantia que está sendo retirada do caixa para fechamento;
- É registrado automaticamente o usuário que retirou a sangria.

Ex:

- Após atualizar o caixa, colocando o encaixe e o caixa inicial, o sistema irá calcular o valor de fechamento;
- Nesse momento a sangria estará zerada;
- Digite então o valor que irá retirar, e clique no botão Atualizar.

OBS: Não se pode fechar o caixa com uma sangria que irá deixá-lo negativo.

Dica: Para ver o total que se pode retirar de sangria, digite zero nela e clique em atualizar, o campo fechamento será o valor máximo da sangria (Se o usuário tiver permissão para visualizá-lo).

7) Campo fechamento:

- Esse campo está habilitado para se digitar um valor;
- Esse é relativo ao fechamento do caixa, registrado PELO USUÁRIO;
- Sistema anti-fraude: O fechamento real será calculado pelo sistema, esse campo serve para comparação entre o que o usuário registrou como quantia atual no momento em que fechava o caixa e o que deveria realmente existir no caixa.

8) Botão fechamento:

- Após todos os campos inseridos corretamente como vimos nos passos anteriores, é hora de clicar aqui para fechar o caixa;
- Após o fechamento, vai abrir outro imediatamente para o mesmo dia, com o caixa inicial automático (abertura) que sobrou do atual, se for o caso.

9) Consultando outros caixas fechados:

Essa rotina é somente para usuários que possuem permissão para acessá-la.

- Nessa mesma tela clique no botão Pesquisar;
- Na telinha que irá aparecer, digite o período cujo o caixa está contido;
- Em seguida clique no botão Pesquisar;
- Ele irá jogar no campo de menu central todos os caixas encontrados;
- Selecione o que deseja e depois clique em OK;
- Os dados serão lançados para a tela principal do fechamento;
- Somente estarão disponíveis as opções de imprimir e visualizar, pois o caixa se encontra já fechado.

10) Resumo sistema anti-fraude:

- Dois caixas iniciais são registrados, um o usuário digita e o outro vem de um fechamento anterior, que é calculado automaticamente;
- Dois fechamentos de caixas são registrados, um o usuário digita e o outro é calculado automaticamente quando ele clica no botão "Fechamento";
- Para administradores que tem permissão de visualizar o conteúdo da lista de movimentos, ele poderá comparar o que o sistema contabilizou e o que o usuário contou e fazer uma comparação.

Lembre-se: Verifique atentamente os cálculos antes de fazer um checklist com o seu funcionário, se houver divergência, não significa 100% de fraude, converse antes para saber o que pode ter ocorrido.
 

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